Básicamente, la producción en la organización de eventos son todas aquellas acciones que se llevan a cabo antes de la realización de este para preparar todos los recursos que necesita. La propia organización de eventos se encarga, por ejemplo, de la logística y también de todos aquellos detalles que sirven para que el evento salga como se espera.
Sin una buena producción será complicado llevar a cabo el evento. Gracias a una buena producción conseguiremos calcular los costes que supondrá nuestro evento, para así poder ajustarnos mejor al presupuesto u organizar mejor todos aquellos aspectos en los que podamos interferir.
La importancia de la producción dentro de la organización de eventos
Resulta complicado entender un evento sin su fase de producción. En este caso, podríamos dividir la producción en tres fases diferentes. Además de la propia producción en general, contaremos con una fase que se produce antes del evento y otra que se produce después.
Preproducción
Esta sería la fase que se lleva a cabo antes de empezar el evento. En esta fase analizaremos todas las necesidades que pueden ir surgiendo el día del evento para que no falte ningún detalle.
El objetivo de esta fase es tener un plan para todo, no dejar nada en manos del azar. Aquí estableceremos una lista de los materiales que nos hacen falta, los productos o servicios necesarios y los planes de actuación. Cuando tengamos detectado todo esto lo iremos contratando para tenerlo listo para el evento.
Además, en esta fase también se llevará a cabo una visita al lugar en donde se celebra el evento. Aquí por ejemplo se puede analizar la acústica, la visibilidad, la seguridad o la iluminación… es decir, cuidar de todos aquellos aspectos que sirven para que el evento se pueda llevar a cabo en las mejores condiciones.
Producción
Una vez que tenemos todo listo y contratado, en la fase de producción coordinaremos al equipo técnico y humano que formará parte de la organización del evento. Es importante tener en cuenta que este aspecto también se puede llevar a cabo antes del evento en sí. Como puedes imaginar, será necesario preparar el escenario o el stand del evento, por lo que ya podríamos empezar a trabajar en este punto ya que tenemos todo lo que necesitamos.
Aquí contrataremos el mobiliario, las azafatas, las empresas de transporte que nos lleven todo, la cartelería… Con todo esto podremos proceder al montaje, formar a nuestros trabajadores de cara a lo que necesitamos en el evento o cómo queremos que actúen durante el mismo.
Postproducción
Ahora que el evento ha finalizado llegará el momento de realizar la tarea a la inversa. Deberemos de desmontar los equipos, lidiar con la administración, llevar a cabo los pagos, ver los informes finales, analizar el resultado del evento… en definitiva, tratar de valorar como ha ido el mismo para corregir y subsanar errores en el siguiente evento o repetir la fórmula del éxito.
En definitiva, de la labor de la producción dependerá el resultado del evento. Una producción de calidad y que se encuentre a la altura nos permitirá disfrutar de un evento extraordinario. Por otro lado, a pesar de que tengamos las mejores condiciones o dispongamos del mejor personal del mercado, si la producción no se encuentra a la altura probablemente no tengamos el éxito esperado y obtendremos peores resultados.
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