Un evento inolvidable es aquel que permanece en el recuerdo de los asistentes por muchos años. Independientemente de si se trata de un evento empresarial o, por el contrario, es un evento personal, hay muchas razones detrás por las cuales es muy importante procurar que el evento sea inolvidable.
Lograr un evento inolvidable requiere de planificación, organización y una atención especial al detalle. Si te gustaría crear uno de estos eventos, en este artículo te vamos a dar todas las claves que necesitas para lograrlo mediante esta serie de pasos.
Lo primero es tener muy claro lo que pretendes conseguir con el evento, ya que no será lo mismo planificar una boda, que una conferencia o la presentación de un producto. Cuando tengas el propósito claro podrás definir los objetivos del evento.
La planificación del evento debe girar en torno a esos objetivos, ya que no será lo mismo un evento que pretenda educar en comparación a uno que pretenda llevar a cabo un tipo de celebración o a otro que pretenda recaudar fondos.
Establece un presupuesto
Establecer un presupuesto antes de empezar el evento es fundamental para poder ofrecer lo mejor dentro de ciertas posibilidades. Tener un presupuesto definido te va a ayudar a tomar mejores decisiones más adelante.
Esto se debe a que algunas de las decisiones que tendrás que tomar tendrán que ver con gastos como el lugar de la celebración del evento, el posible catering o la contratación de ciertos profesionales. Si tienes claro el dinero del que dispones siempre podrás tomar una mejor decisión en base a todas estas variables.
Define el público objetivo
¿Quién va a ir al evento? ¿Quién te gustaría que fuera al evento? Para que un evento resulte inolvidable es fundamental que este gire alrededor del público. Si tienes claro el público objetivo de tu evento sabrás mejor las preferencias de estos, la edad que tienen o cualquier interés que pudieran tener en el mismo.
Conocer mejor a tu público te ayudará a tomar mejores decisiones para crear un evento que les pueda gustar. Evidentemente, si conoces a quienes van a asistir será mucho más fácil complacerlos que si al evento acuden completos desconocidos.
Planifica la logística
Ahora que tienes claro el tipo de evento, el público y tienes establecido el presupuesto, hay que preocuparse por la logística.
Aquí lo primero que tendrás que elegir es un buen lugar. Recuerda tomar esta decisión de acuerdo a los gustos o intereses de tu público y también en base a tu presupuesto. Una vez hecho esto, define bien los horarios y el programa del evento.
En este punto hay que tener en consideración aspectos como el aparcamiento, el acceso al recinto, el catering y si necesitas seguridad o cualquier equipo técnico que pudiera ser necesario para el desarrollo del evento.
Trabaja el entretenimiento y promociónalo
Una de las claves que provoca que un evento sea inolvidable es el entretenimiento del mismo. Para que un evento sea divertido no tiene que ser necesariamente de celebración, ya que se puede trabajar la música o la animación en eventos educativos.
Procura trabajar un programa que resulte variado e interesante y, por supuesto, no dudes en llenarlo con actividades en las que los asistentes puedan sentirse como los protagonistas del evento.
Finalmente, el último paso es promocionar el evento. Si es una boda, llega el momento de las tarjetas de invitación, si es un evento de empresa, anunciarlo en las redes sociales o medios de comunicación. En definitiva, depende de la naturaleza del evento tendrás que anunciarlo siguiendo los canales más adecuados.
Si necesitas ayuda con la planificación de tu evento, no dudes en contactar con nosotros.
